Lukitus modernisoituu – hallinnointitavat eivät

Käytän varoittavana esimerkkinä erästä vuoden 2019 alussa valmistunutta taloyhtiötä. Laskentatavasta ja asukkaan tarpeista riippuen asukas saa käyttöönsä vähintään viisi eri kulkemisen tunnistetta, joita kaikkia ylläpidetään eri järjestelmissä. Taloyhtiössä on asuntojen lisäksi liiketiloja ja parkkihalli, joka on naapuritalojen kanssa yhteinen.

Taloyhtiössä kulkemisen hallinta on toteutettu näin:

Asuntoon kulkeminen:

Asuntojen ovissa ja yleisissä tiloissa, kuten pyörävarastoissa, jätehuoneessa ja irtaimen omaisuuden varastossa, on perinteinen mekaaninen lukitus. Jos asukas haluaa kulkea kadunpuoleisesta porrashuoneen ovesta, hänellä on neljä keinoa päästä sisään: asuntokohtaisella mekaanisella avaimella, koodilla, kulkutunnisteella ja myös kaukosäätimellä, sillä talossa on liikuntarajoitteisten käyttöön tarkoitettuja erityisvarusteltuja asuntoja.

Jos asukas haluaa kulkea sisäpihan puoleisesta ovesta, hän voi käyttää asuntokohtaista mekaanista avaintaan tai ovipuhelinta, jos joku on kotona ja avaa oven sieltä.

Autoilevan asukkaan kulkeminen:

Jos asukkaalla on auto, hän ajaa sen pysäköintihalliin. Hallin nosto-ovi toimii GSM-avauksella, eli ovi aukeaa, kun asukas soittaa tiettyyn numeroon. Pysäköintihallista asukas pääsee suoraan porraskäytävään, jonka ovi avautuu kulkutunnisteella. Porraskäytävän oven kulkutunnistus pohjautuu kuitenkin eri tunnistejärjestelmään kuin kadunpuoleisen porrasoven lukitus.

Liiketilojen käyttäjien kulkeminen:

Taloyhtiön liiketilojen käyttäjille on oma takaovi, jossa on mekaanisen lukituksen lisäksi koodilukko.

Kerho- ja saunatiloihin kulkeminen:

Taloyhtiön kerho- ja saunatilojen sisäänpääsyä hallitaan kello-ohjauksella, jota hallinnoi kiinteistöpalveluyhtiö. Jos järjestelmän ohjaukseen tarvitaan muutos, se vaatii kiinteistöpalveluyhtiöltä kohdekäynnin. Asiaa ei siis voi hoitaa etänä, sillä tähän järjestelmään ei ole etäyhteyttä.

Ovet on ohjattu olemaan auki kerhotilavarausten, lenkkisaunojen ja huoneistojen saunavuorojen mukaan. Näihin liittyvä varausjärjestelmä on nettipohjainen, mutta sitä ei ole integroitu osaksi lukitusta: se on puhtaasti kalenteritoiminto, jota hallinnoi tällä hetkellä kohteen aktiviinen hallitus. Hallitus sitten käskyttää kiinteistöpalveluyhtiötä tekemään tarpeen mukaan muutoksia ovien aukioloon.

Viisi kulkemisen järjestelmää

Tässä taloyhtiössä tarvitaan siis vähintään viisi kulkemisen järjestelmää, joita hallista autopaikan omistava asukas joutuu käyttämään, jotta pääsee kotiinsa. Asukas tarvitsee:

• mekaaniset avaimet
• parkkihallin tunnisteen
• porrasovien tunnisteen
• henkilökohtaisen GSM-numeronsa, joka toimii autohallin nosto-oven avaimena
• koodin, jonka hän voi antaa ystävälleen, jos ystävä tai vaikka pitsakuski sattuu tulemaan sisään kadun puolelta, eikä siis kävele sisäpihan puolelle, jossa olisi ovipuhelin.

Nämä viisi eivät kuitenkaan ole vielä mitään, sillä asiaan liittyy paljon muutakin.

Pieni unohdus, isot ylläpitokulut

En käy läpi sitä, miten ihmeessä asukas on saanut muuton yhteydessä haltuunsa kaiken kulkemiseensa tarvittavan. Pohdin sen sijaan tilannetta, jossa asukas sattuu hävittämään yhden tai useamman viidestä kulkemisen tunnisteestaan, eli esimerkiksi unohtaa tai kadottaa koodin, tunnisteen tai mekaanisen avaimensa. Yleensä asukas ilmoittaa asiasta isännöitsijätoimistoon, joka reagoi asiaan – mutta miten?

Tässä taloyhtiössä kulkemisen järjestelmien hallinnointi on hajaantunut neljälle eri toimijalle. Kun asukas ottaa yhteyttä isännöitsijätoimistoon, toimisto joutuu lähettämään tapauksesta riippuen jopa neljään eri paikkaan palvelupyynnön, jolla kadonnut tai unohtunut kulkemisen tunniste poistetaan käytöstä ja tilalle luodaan uusi.

Näin neljä eri toimijaa joutuu tekemään työtä, jotta asukkaan yksi kadonnut kulkutunniste saadaan ”kuoletettua” ja uusi tilalle!

Kohteen asukkaiden tietosuojan kannalta on huomioitavaa, että henkilötietoja ylläpidetään useammassa eri järjestelmässä ja niitä ylläpitää moni eri taho. Lisäksi taloyhtiön kulkemisen järjestelmistä kolme järjestelmää käyttävät omaa erillistä verkkoyhteyttään. Yhteyksien toimivuuden varmistaminen tai korjaaminen vaatii siis myös pahimmillaan useamman tahon työtä.

Mitä tämä kaikki tarkoittaa työmäärissä ja kustannuksissa? On luonnollista, että järjestelmien suuri määrä myös lisää niihin liittyviä ylläpitokustannuksia ja työtä. Taloyhtiö on valmistunut vuoden 2019 alussa, joten kulkemisen todellisia vuosikustannuksia vasta lasketaan. Pääsääntö kuitenkin on: mitä useampi järjestelmä, tai monimutkaisempi hallinnointi ja ylläpito ovat, sitä suuremmat ovat vuosikustannukset. 

Suunnittele hankinta ja valitse palveluntarjoajat huolella

Valitettavan monella toimijalla on haasteita ymmärtää kulunhallintajärjestelmien kokonaisuus. Niistä voi ”yllättäen” rakentua mittava järjestelmäarkkitehtuuri, kuten tässäkin taloyhtiössä on käynyt. Siksi jo järjestelmien hankintavaiheessa pitäisi suunnitella muun muassa se, miten erilaiset kulunhallintajärjestelmät keskustelevat keskenään, kuinka paljon järjestelmiä todella tarvitaan ja mitä tietoa kuhunkin järjestelmään on tarpeen kerätä?

Lukituksen ja turvatekniikan ylläpitoon on vaikea löytää toimijaa, jolta löytyisi osaaminen ja halu hallinnoida ja ylläpitää kaikki tämänkin kaltaisissa taloyhtiöissä käytettävät järjestelmät. Lisäksi järjestelmien ylläpidosta on saatettu tehdä jo hankintavaiheessa sopimus, jota ei ole mahdollista purkaa ainakaan sopimuskauden aikana.

Haasteena on myös löytää hallinnointiin toimijat, jotka täyttävät lakisääteiset vaatimukset. Esimerkiksi kulunhallintaan liittyvät ohjelmointi- ja pääkäyttötyöt ovat turvallisuusalan elinkeinoluvanvaraista työtä, eikä niiden ylläpitoa voi ostaa varmistamatta toimijan lupia. Tässä yhteydessä korostan vielä sitä, että turvallisuusalan elinkeinolupa ei kuitenkaan ole takuu toimijan laadusta tai osaamisesta, se on vielä asia erikseen.

Samalla pitää muistaa henkilörekistereihin ja tietosuojaan liittyvät asiat. Jokainen kulkemisen tietoja keräävä yksittäinen järjestelmä muodostaa henkilörekisterin, josta tulee tehdä henkilörekisteriseloste: mitä tietoja tällä järjestelmällä kerätään, miksi, ja kuka tietoja voi käsitellä.

On hyvä ymmärtää, että asennetuista järjestelmistä ja niiden ylläpidosta aiheutuu jatkuvasti kustannuksia, vaikka erityistä ylläpitoa, kuten kadonneiden tunnisteiden kuolettamista, ei tarvittaisi. Tässäkin tapauksessa omistajien ja isännöinnin kannalta olisi ollut järkevintä keskittää hallinnointi yhdelle toimijalle, mutta se ei ollut mahdollista.

Digitaalisuudessa hyvää, kustannuksiakin syntyy

Paljon korostetaan, että digitaalinen kulkeminen on nykyään helppoa ja säästää asiakkaiden kustannuksia. Riippuu siitä, kenen silmin katsoo ja miten kokonaisuus on toteutettu – todellisuus voi olla täysin toinen.

Eräs isännöitsijä totesi lakonisesti: ”Kyllä meillä ennen oli helppoa, kun oli vain yksi lukitusjärjestelmä. Kun vein lukkokansion lukkoliikkeeseen, sen säilytys ei maksanut mitään. Meillä isännöitsijöillä oli vain yksi paikka, johon soitimme, kun halusimme tilata lisää avaimia tai tehdä lukitukseen muutoksia… ”

Oliko ennen kaikki paremmin? Ei kaikilta osin. Modernit kulkemisen järjestelmät luovat yleensä turvallisempaa arkea, vaikka emme vielä osaa hallinnoida niitä oikein. Ja koska emme osaa hallinnoida järjestelmiä oikein, kustannukset voivat karata käsistä. Samalla verkkoarkkitehtuureista voi tulla monimutkaisia verkostoja ja tunnisteiden käytöstä sekava kokonaisuus.

Huomioi päätöksessä kokonaisuus

Asuntojen ja myös toimitilojen käyttötarpeet saattavat matkan varrella muuttua. Siksi onkin hyvä, että tarjolla on useita vaihtoehtoisia tapoja ratkaista kunkin kohteen kulunhallinnan haasteet. Hyviä ratkaisuja löytyy varmasti useita kuhunkin kohteeseen.

Varsinkin kokonaisratkaisujen tarjoaminen ja toteuttaminen ovat nykyään yhä useamman järjestelmätoimittajan missio, ja yhä useammin asiakkaat kokonaisratkaisujen perään myös kyselevät. Silti hankintahetkellä saatetaan sortua päätöksiin, joissa kokonaisuutta ei osata huomioida.

Esimerkiksi tämän artikkelin taloyhtiössä olisi pienemmällä määrällä järjestelmiä saatu hallitumpi ja käyttökustannuksiltaan merkittävästi edullisempi lopputulos, jonka kohteen rakentanut yhtiökin myönsi ymmärtäessään, mitä tuli rakennettua.

Muistilista taloyhtiöiden päättäjille

Taloyhtiöiden päättäjät ja kohteiden suunnittelijat: huomioikaa siis jo investointihetkellä järjestelmien ylläpidon ja pääkäytön kustannukset. Kirjatkaa hankittavasta järjestelmästä ainakin seuraavat kuluerät ja huomioitavat asiat, jotta käytännön elämä ei yllätä:

1. hankintahinta

2. dokumentaatio ja siihen liittyvät kustannukset

3. ohjelmistojen ylläpitomaksut

4. verkon ja verkkoyhteyksien kustannukset

5. korjaus- ja huoltohinta

6. kulkuoikeuden aktivoinnin ja/tai passivoinnin kustannukset

7. määräaikaisen kulkuoikeuden eli ”avainlainan” valvonta ja/tai ohjelmointi

8. materiaalin ja tunnustietojen säilytys, haltijat ja niiden ylläpito

9. rekisteriseloste ja sen ylläpito

10. toimijan lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, kuten turvallisuusalan elinkeinolupa

11. toimijan osaaminen valittujen järjestelmien ylläpitoon.