Yksinkertaisimmillaan avainhallintaa on tieto siitä, missä mikäkin avain sijaitsee, kuka ja mihin kyseisillä avaimilla pääsee, ja minkä aikaa.
Parhaimmillaan avainhallinta on avainten ja turvallisuusjärjestelmien kokonaisvaltaista hallintaa, jossa palvelun sisältö on huolellisesti mietitty sitä toteuttavan tahon kanssa.
Millaista on hyvä ja laadukas avainhallinta?
Kun avainhallintapalvelut on hoidettu ammattimaisesti, täyttyvät seuraavat kriteerit:
-
Avainhallinnan prosessit ja toimintatavat on suunniteltu tukemaan kiinteistön ja ihmisten kokonaisturvallisuutta
Ammattimaisesti toteutettu avainhallinta vähentää turvallisuusriskejä ja helpottaa kiinteistössä asioivien arkea. Palvelun tuottamisessa on hyvä noudattaa muun muassa Finanssiala ry:n avainturvallisuusperiaatteita, mutta lisäksi prosessit ja toimintatavat täytyy suunnitella tukemaan kiinteistön turvallisuutta sekä siinä harjoitettua liiketoimintaa.
Esimerkiksi avainten säilytykseen ja luovutukseen liittyvät käytännöt täytyy sopia niin, että kiinteistön käyttäjien on mahdollisimman helppo hoitaa esimerkiksi lisäavaintilaukset ja -noudot. Myös kadonneista avaimista ilmoittaminen kannattaa tehdä mahdollisimman helpoksi, jotta jokainen kulkuoikeuden haltija voi kantaa kortensa kekoon kiinteistö- ja avainturvallisuuden eteen.
Moderneissa lukitusjärjestelmissä esimerkiksi palautumattomista avaimista voi luoda järjestelmään automaattisen hälytyksen, jotta avainten mahdolliseen katoamiseen reagoidaan mahdollisimman pian.
» Elektromekaaniset lukitusratkaisut tekevät avainpalvelun tuottamisesta joustavampaa myös ongelmatilanteissa - tutustu -
Avainhallintaa hoitavien palveluntuottajien roolitukset ja vastuut ovat selkeät
Olipa kyseessä rutiinitoimi, kuten uuden käyttöoikeuden luovutus tai vanhan kuoletus, tai poikkeuksellinen ongelmatilanne, kuten avaimen katoaminen, on avainhallinnan roolitusten oltava selkeitä: kuka on velvollinen hoitamaan avainhallintatapahtuman vaatimat työtehtävät, mitä tehtävien hoitamisessa täytyy ottaa huomioon ja millaisen ajan kuluessa tilanteeseen täytyy reagoida.
Avainhallintaa hoitavan on myös oltava perillä siitä, millaisia vastuita hänen työtehtäviinsä liittyy, ja millaisia turvallisuuspoikkeamia mahdollisista inhimillisistä virheistä tai laiminlyönneistä seuraa. Hyvä avainhallintapalvelu tukee niin kiinteistön turvallisuutta kuin sen mutkatonta käyttöä ja koko kulunhallintajärjestelmän elinkaarta.
Lisäksi avainhallintaa hoitavien henkilöiden osaamista täytyy päivittää jatkuvasti, sillä niin säädösten ja lakien vaatimukset kuin järjestelmien päivitykset aiheuttavat jatkuvia muutoksia, joihin täytyy pystyä reagoimaan nopeasti.
» Lue lisää hyvin suunnitellun pääkäytön merkityksestä kiinteistön turvallisuuteen -
Avainhallinnalle on varattu riittävä määrä aikaa ja resursseja
Avainhallinnassa kyse on niin kiinteistön ja ihmisten turvallisuudesta huolehtimisesta kuin henkilötietojen vastuullisesta ja turvallisesta käsittelystä, jota voidaan verrata muun muassa pankissa asiointiin.
Hyvä avainhallinta ja kulkuoikeuksien jopa kellontarkat päivitykset edellyttävät tarkkaa, täsmällistä ja turvallista tapaa työskennellä. Siksi avainhallinnan turvalliseen toteuttamiseen täytyy varata riittävä määrä aikaa ja resursseja.
Myös työvälineiden, toimitilojen ja kaluston kunnosta täytyy pitää huolta, jotta niin avainhallintaa hoitavien kuin avainpalvelupisteissä asioivienkin turvallisuus on varmistettu. -
Avainpalvelun asiakas- ja henkilötietoja käsitellään niiden vaatimalla huolellisuudella
Avainpalvelussa käsitellään arvokkaiden avainten ja kulkuoikeuksien lisäksi henkilöllisyyden tunnistamiseen liittyviä asiakirjoja, kuten passeja ja ajokortteja, sekä asiakastietoja esimerkiksi vuokrasopimusten, maksusitoumusten, lähetteiden tai kohdetietojen muodossa.
Jokainen näistä tiedoista edellyttää huolellista ja tietoturvallista käsittelyä, jotta avainten lisäksi kulkuoikeuksiin ja kohteisiin liittyvää tietoa luovutetaan vain niitä tarvitseville ja niiden saamiseen oikeutetuille henkilöille. -
Avainhallinnan järjestelmien tietoturvallisuudesta pidetään huolta
Niin asiakastiedot kuin itse kiinteistökohteeseen liittyvät tiedot täytyy säilyttää tietoturvallisesti.
Myös järjestelmäpäivityksistä täytyy huolehtia, jotta palvelun tuottamiseen ja tietojen tallentamiseen käytettävät työkalut ovat ajantasaiset ja mahdollisimman tietoturvalliset.
Miten hyvä avainhallintapalvelu määritellään?
Avainhallintapalvelun ostajan ja palveluntuottajan on tärkeää tarkentaa yhdessä palvelun reunaehdot, vastuut ja sisältö. Säännölliset avainturvallisuuskartoitukset auttavat pitämään huolta siitä, että palvelua tuotetaan sovittujen ehtojen mukaisesti.
Toteutukseen ei ole yhtä kaikille sopivaa tapaa, vaan palvelun sisältö täytyy sovittaa vastaamaan asiakkaan kiinteistön ja organisaation tarpeita.
Autamme teille sopivan avainhallintapalvelun määrityksessä ja toimintatapojen suunnittelussa - ota yhteyttä!
