Avainhallintajärjestelmä valitaan aina tapauskohtaisesti, ja joissakin tapauksissa avainpalvelussa on tarve käyttää useita eri järjestelmiä. Tarkastellaan asiaa ensin erilaisten lukitusjärjestelmien näkökulmasta.
Elektroniset lukitusjärjestelmät sisältävät yleensä avainhallintaan liittyvät toiminnallisuudet
Elektromekaanisia lukitus- ja kulunhallintajärjestelmiä käytetään valmistajakohtaisten ohjelmistojen kautta. Lähes kaikissa sähköisissä lukitusjärjestelmissä on mukana avainhallintaominaisuus, joten järjestelmään voidaan kirjata myös avainhaltijatietoja ja usein myös määritellä oikeuksien tai avainten voimassaoloajat.
Kulkuoikeuksien etähallittavuus parantaa kohdeturvallisuutta esimerkiksi kadonneiden avainten helpon mitätöinnin myötä ja tehostaa hallinnointia tekemällä työstä paikka- ja aikariippumatonta.
Lukitusratkaisuistamme etähallittavia ovat mm. iLOQ S5 ja iLOQ S50 -järjestelmät sekä ABLOY PROTEC2 CLIQ® ja PULSE.
Mekaanisille avaimille tarvitset erillisen hallintaohjelmiston
Mekaanisissa lukitusratkaisuissa avaimia voi hallinnoida erikseen avainhallintaan suunnitellussa ohjelmistossa tai muussa kiinteistön tai toimijan jo käyttämässä järjestelmässä.
Avainyksilötietoja ylläpidetään usein esimerkiksi huoltokirjajärjestelmissä, kuten Visma Tampuurissa, johon avaintapahtumakirjaukset tallentuvat ja niitä voi seurata reaaliaikaisesti. Kirjausten läpinäkyvyys nopeuttaa avainpalvelun tuottamista ja jakaa palveluun liittyvää tietoa ilman välikäsiä.
» Tiesitkö, että CERTEGO voi ylläpitää avainhaltijatietoja suoraan Tampuurissa?
Hoidanko avainhallintaa itse vai kannattaako työ ulkoistaa?
On myös hyvä muistaa, että hallinnointi ei ole aina metalliseen tai muoviseen avaimeen sidottua, vaan työssä voi olla kyse esimerkiksi avaimettomasta lukituksesta ja mobiilitunnisteiden aktivoimisesta. Tällöin avainhallinta onnistuu täysin etänä.
Valittavaan järjestelmään tai järjestelmiin vaikuttavat usein myös:
- mikä taho avainpalvelua hoitaa
- sekä kuinka montaa lukitus- tai kulunhallintajärjestelmää taho hoitaa.
Avainpalvelupiste, jossa käsitellään ja hallinnoidaan esimerkiksi useiden erilaisten kohteiden avaimia, voi käytännössä hallita kymmeniä eri järjestelmiä ja avaintyyppejä ja jopa satoja kohteita. Vastaavasti avainpalvelupiste, jossa hoidetaan yhden yksittäisen rakennuksen avainhallintaa, vastaa korkeintaan muutaman tai jopa vain yhden järjestelmätyypin käytöstä.
Mitä useampia avaintyyppejä ja järjestelmiä kulkuoikeuksia hallinnoiva taho työssään kohtaa, sitä tärkeämpää on pitää huolta osaamisen jatkuvasta päivittämisestä. Joskus on varminta ulkoistaa avainhallinta sitä päivittäin ja ammatikseen tekevälle asiantuntijalle.
» Lue artikkelimme hyvästä pääkäytöstä
Mitä tietoa avainhallintajärjestelmään on hyvä kirjata?
Ennen varsinaista järjestelmävalintaa on vielä hyvä selkeyttää, mitä eri osapuolia ja tekijöitä oman kiinteistöyhtiön avainhallintaan liittyy ja miten työtehtävät näiden kesken on jaettu. On hyvä myös tiedostaa tietosuojaan ja henkilörekistereihin liittyvät asiat, sekä tunnistaa, mitä henkilötietoja missäkin järjestelmässä säilytetään.
Seuraavaksi täytyy miettiä, voiko avainhallintaa hoitaa yhdessä järjestelmässä vai onko tarpeen käyttää eri järjestelmiä esimerkiksi avaintapahtumakirjanpidon ja työnohjauksen tarpeisiin. Avainhallintajärjestelmien ominaisuudet vaihtelevat, joten valinnassa kannattaa huomioida, millaisia kirjauksia järjestelmään pitäisi pystyä tekemään.
Muun muassa seuraavista asioista kannattaa pitää kirjaa avainhallinnan yhteydessä:
- kenelle avain on luovutettu
- millaisiin (työ)tehtäviin avainta käytetään
- kenen luvalla ja millä perusteella avain on annettu
- milloin avaimet on pyydetty palauttamaan tai milloin avaimen kulkuoikeudet poistuvat
- kenen vastuulla on tarkistaa, että (mekaaniset) avaimet palautuvat tai kulkuoikeudet poistuvat
Avainluovutuksissa tulee myös huomioida, mihin käyttöehtoihin avaimen vastaanottaja sitoutetaan, eli minkä tekstin hän allekirjoittaa ja hyväksyy ennen avainten saamista. Osa järjestelmistä tarjoaa valmiin kirjauslomakkeen fyysistä allekirjoitusta varten, ja edistyksellisimmissä järjestelmissä saman voi hoitaa sähköisesti.
Selkeät ehdot muistuttavat käyttäjää avainten käsittelystä ja opastavat muun muassa toimimaan oikein, jos avain katoaa. Allekirjoitetuista ehdoista on hyvä antaa paperikopio tai esimerkiksi sähköpostivahvistus avaimen vastaanottajalle.
Valitse avainhallintajärjestelmä ja toteuta avainhallintaa kohteen turvallisuustasoon vastaten
Avainyksilökirjanpidon hallinnointipaikka tulee siis päättää täysin kohde-, toimija- ja lukitusjärjestelmäkohtaisesti, ja järjestelmän täytyy tukea niin kiinteistön käyttäjien arjen kuin turvallisuuden tarpeita.
Autamme sopivan avainhallintajärjestelmän valinnassa ja mahdollisissa integraatiotarpeissa eri järjestelmien kesken - ota yhteyttä asiantuntijoihimme!
