Lukitus- ja kulunhallintajärjestelmien ohjelmointia sekä avainten aktivointia ja passivointia kutsutaan pääkäyttötyöksi. Avainpalvelua ja pääkäyttötyötä hoidetaan avainpalvelupisteissä ja palvelukeskuksissa.
Yksittäisen kiinteistön lukitus- ja kulunhallintajärjestelmän rakenteesta ja teknisestä kokonaisuudesta riippuen pääkäyttötyötä voi hoitaa myös etänä. Avaimia, kulkutunnisteita tai avausoikeuksia voidaan aktivoida esimerkiksi mobiilitoiminnoilla, jolloin pääkäytöllisten tehtävien suorittamiseen riittää oma älypuhelin.
Avainpalvelutapahtuma ei siis tarvitse aina fyysistä asiointia avainpalvelupisteessä.
Varmista, että avainpalvelua ja pääkäyttöä hoitavat siihen koulutetut ammattilaiset
Erityisesti avainten luovutuksia ja uusien kulkuoikeuksien avaamista hoitavat yhä ihmiset, mutta nykyaikaiset kulunhallintajärjestelmät avaavat mahdollisuuksia myös erilaisten pääkäytöllisten tehtävien automatisointiin.
Esimerkiksi kulkuoikeuksien voimassaolo tai päättyminen voidaan ajastaa järjestelmään niin, ettei ihmisten tarvitse huolehtia muusta kuin tietojen oikeellisuudesta - järjestelmä pitää huolta oikeuksien aktivoinnista ja passivoinnista oikea-aikaisesti.
Pääkäyttötyössä täytyykin kiinnittää erityistä huomiota tekijöiden osaamiseen. Jokaisessa järjestelmätyypissä on omat erikoispiirteensä, ja pääkäyttöä tekevällä tulee olla osaamista juuri niistä järjestelmistä, joita hän hallinnoi. Pääkäyttötyötä tekevällä tulee olla myös informatiiviset kohdetiedot, jotta hän kykenee tarvittaessa esimerkiksi ongelmatilanteiden tehokkaaseen selvittämiseen.
» Lue lisää vinkeistämme hyvin suunniteltuun pääkäyttötyöhön
Miten avaimen käyttöoikeus määritetään avainpalvelutilanteessa?
Itse palvelutapatuman osalta on tärkeä pystyä varmistamaan, että käyttöoikeus menee juuri sille henkilölle, jolla siihen on oikeus. Lisäksi täytyy määrittää avainten tai tunnisteiden voimassaoloaika.
Tyypillisesti avainpalvelua hoitava henkilö saa tiedon avain- tai kulkuoikeustarpeesta jonkin sovitun toimitavan tai järjestelmän kautta ja suorittaa työtehtävän sen perusteella. Henkilöllisyyden varmentamisessa voi tarpeen mukaan käyttää jopa pankkitunnistautumisen kaltaisia varmistuksia.
Kulkuoikeuden varmentamiseen tai niin sanottuun luvittamiseen hyödynnetään myös muun muassa urakoitsijahallintasovelluksia, joissa varmistetaan samalla sekä yrityksen ja sen työntekijöiden tilaajavastuuvelvoitteiden toteutuminen, että avaintarpeen käyttöaika ja kulkuoikeudet.
Avaimien ja tunnisteiden voimassaolo voi myös olla sidottu esimerkiksi urakointiaikaan tai tietyn luvan voimassaoloon. Avaimen käyttöoikeuden voi muun muassa sitoa työntekijän työturvallisuuskortin tai vaikkapa hygieniapassin voimassaoloaikaan. Rakennustyömaalla kulkuoikeuden saaminen edellyttää myös perehdytyksen suorittamista ja yrityksen sekä yksittäisen työntekijän verotietojen tarkistamista.
Avaimen voimassaoloon ja kulkuoikeuden hallintaan voi siis liittää myös laajempaa seurantaa, jolla varmistetaan muut turvallisuusasiat sekä harmaan talouden torjunta.
» Lue, mitä mahdollisuuksia nykyaikainen kulunvalvontajärjestelmä tuo kulunhallintaan
Kun suunnittelet avainpalvelun ja pääkäytön järjestämistä kiinteistöönne, anna meidän auttaa
Olemme apunasi uuden tai nykyisen kiinteistöyhtiönne avainpalvelun ja pääkäytön suunnittelussa sekä palvelun tuottamisessa. Pääkäytön tukemme on organisaationne pääkäyttäjän apuna niin puhelimitse kuin sähköpostitse. Annamme tarvittaessa tukea myös pääkäyttäjien sijaisuuksiin - ota yhteyttä!
» Tutustu pääkäyttöpalveluihimme
